Arbeitskreis Vertragsprüfung/Neue Geschäftsmodelle in der Genossenschaftli­chen FinanzGruppe1
hier: Auslagerungsvertrag (Hauptvertrag) zur Übernahme der Auslagerungs­steuerung die Fiducia & GAD IT AG betreffend nebst
Anlage Schnittstellenbeschreibung, Anlage Schnittstellenbeauftragter, Anlage Service Level,
Anlage Vergütung und Vertrag (Leistungsschein) zur Bereitstellung der Software „ZAM-AR“ (Software as a Service)
der ZAM eG

Sehr geehrte Damen und Herren,

der Arbeitskreis Vertragsprüfung/Neue Geschäftsmodelle in der Genossenschaftli­chen FinanzGruppe (nachfolgend „Arbeitskreis“ genannt) hat den Auslagerungsver­trag (Hauptvertrag) zur Übernahme der Auslagerungssteuerung die Fiducia & GAD IT AG betreffend (nachfolgend „Auslagerungsvertrag“ genannt), die Anlage Schnittstel­lenbeschreibung, die Anlage Schnittstellenbeauftragter, die Anlage Service Level, die Anlage Vergütung und den Vertrag (Leistungsschein) zur Bereitstellung der Software „ZAM-AR“ (Software as a Service) der ZAM eG in nachfolgend beschriebenem Um­fang geprüft und die diesem Rundschreiben beigefügte Fassung2 freigegeben.

Die ZAM eG bietet der Primärbank im Rahmen des Auslagerungsvertrags nebst Anla­gen die Möglichkeit, die Tätigkeiten der Auslagerungssteuerung nach MaRisk gegen­ über der Fiducia & GAD IT AG (inkl. der Weiterverlagerungen innerhalb der Fiducia & GAD IT Gruppe) an die ZAM eG auszulagern, sowie weitere begleitende Unterstüt­zungsleistungen für die Interne Revision der Primärbank. Dazu übernimmt die ZAM eG die in der Anlage Schnittstellenbeschreibung spezifizierten Tätigkeiten.

Federführer der Prüfung war der Genossenschaftsverband – Verband der Regionen e.V.; die Zweitprüfung zur Qualitätssicherung erfolgte durch den Genossenschaftsver­band Bayern e.V.. Die Prüfung erfolgte wie bei allen Prüfungen durch den Arbeitskreis ausschließlich unter bank-, zivil- und datenschutzrechtlichen Aspekten. Daher waren insbesondere Beurteilungen der Vertragsunterlagen in steuerlicher, wirtschaftlicher wie auch in technischer Hinsicht nicht Gegenstand der Prüfung. Zudem ist keine Prüfung nach § 25b KWG oder der Einhaltung der Anforderungen der BAIT3 erfolgt. Weitere in den geprüften Vertragsunterlagen genannte Vertrags- oder Informationsunterlagen, wie z. B. das im Leistungsschein mehrfach in Bezug genommene Be­nutzerhandbuch, waren nicht Gegenstand der Prüfung des Arbeitskreises.

Auf folgende Punkte möchten die Mitglieder des Arbeitskreises gesondert hinweisen:

1. Vertragsunterlagen:

1. Im Vergleich zu den auf der Website der ZAM eG bereits im Dezember 2020 veröffentlichten ursprünglichen Vertragsentwürfen haben sich noch mehrere An­passungen zu Gunsten von Primärbanken ergeben. Die Preisgestaltung beurteilt sich nach der Höhe der Bilanzsumme sowie dem jeweils gültigen und auf der Homepage der ZAM eG veröffentlichten Preisklassentableau pro Bilanzsumme. Die ZAM eG ist zur jährlichen Anpassung dieses Entgeltes berechtigt, wobei der Primärbank ab einer bestimmten Erhöhung ein zusätzliches Kündigungsrecht eingeräumt wird.

2. Ziff. 16.5 des Auslagerungsvertrages regelt das Rangverhältnis der Anlagen zu diesem Vertrag. Weichen Regelungen der Anlagen von Regelungen des Auslage­rungsvertrages inhaltlich ab, gehen die abweichenden Regelungen der Anlagen dem Auslagerungsvertrag vor.

3. In den aktuellen Vertragsunterlagen wurden im Vergleich zu der Fassung der Vertragsunterlagen aus 2020 Doppelregelungen und daraus resultierende Unklarhei­ten vermieden; so sind Regelungen zur Haftungsbegrenzung sowie zur Auslagerung nach § 25b KWG i. V. m. MaRisk nur noch im Auslagerungsvertrag enthalten.

4. Auf die in Teil A Ziff. 9.3 lit. c des Vertrages (Leistungsschein) zur Bereitstellung der Software „ZAM-AR (Software as a Service) geregelte Freistellungspflicht der Primärbank weisen wir hin.

5. Gegenstand des Geschäftsmodells ist eine eigenständige Entscheidung der ZAM eG, welche Unterlagen und welche Daten zur Erfüllung der Pflichten aus dem Vertrag verwendet werden. Dem Geschäftsmodell liegt damit keine Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag im Sinne der Artt. 28, 29 DSGVO zugrunde. Aus diesem Grunde entfällt u. a. die ursprüngliche Anlage „Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß Art. 28 und 29 DSGVO“ zum Auslage­rungsvertrag.

II. Anpassungen der Vertragsunterlagen (Std. Dezember 2020), fachliche Ansprechpartner der ZAM eG:

1. Die ZAM eG wird alle Anpassungen des AK Vertragsprüfung gegen sich gelten lassen. Sie sagt zu, diese Anpassungen in einer Anlage zum Hauptvertrag umzusetzen und sie bis zur 14. Kalenderwoche unterschrieben an die Primärbanken zu senden. Auf eine unterschriebene Annahmeerklärung wird aus Gründen der Reduzierung administrativen Aufwands nach § 151 S. 1 BGB seitens der ZAM eG verzichtet. Für eine tiefergehende Analyse veröffentlicht die ZAM eG unter www.zam-eg.de eine synoptische Darstellung der Änderungen.

2. Als fachliche Ansprechpartner stehen den Primärbanken für Rückfragen zu den Vertragsunterlagen der Vorstand der ZAM eG gerne zur Verfügung.

III. Haftungsausschluss:

Der Arbeitskreis hat die Bearbeitung der Vertragsprüfung sorgfältig und mit eigenen personellen Ressourcen unter Berücksichtigung insbesondere von Rechtsnormen und Rechtsprechung zum Bearbeitungsstand vorgenommen. Eine Haftung des Arbeits­kreises bzw. der Arbeitskreismitglieder für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Prüfung ist, soweit dies rechtlich zulässig ist, ausgeschlossen. Die geprüften Vertrags­ unterlagen wurden von der ZAM eG in den Arbeitskreis eingebracht. Das dadurch ggf. entstandene Vertragsverhältnis entfaltet vereinbarungsgemäß keine Schutzwirkung für Dritte (insbesondere Primärbanken).

Wir bitten um eine entsprechende Information der Ihren Häusern angeschlossenen Primärbanken.

Bericht als PM

1 Mitglieder des Arbeitskreises sind der Baden-Württembergische Genossenschaftsverband e.V., der Genossenschaftsverband Bayern e.V., der Genossenschaftsverband – Verband der Regionen e.V., der Genossenschaftsverband Weser-Ems e.V. und der DGRV.

2 Stand 16.03.2021

3 Bankaufsichtsrechtliche Anforderungen an die IT der BaFin.